1. Enquadramento
Nos termos da legislação e regulamentação em vigor aplicável e concretizando os princípios de atuação e os valores estabelecidos nos seus normativos internos, especialmente a transparência, a integridade e a conformidade com os requisitos legais, a SOJA DE PORTUGAL implementou um canal de denúncias interno, autónomo e independente, para a comunicação de irregularidades.
Neste sentido, a SOJA PORTUGAL adota a presente Política de Comunicação de Irregularidades (“Política”) com o objetivo de (i) definir os princípios orientadores no que diz respeito à comunicação e tratamento de irregularidades, (ii) esclarecer de que forma e através de que canais podem ser reportadas irregularidades, assim como quem as pode reportar, (iii) esclarecer quais as irregularidades que estão no âmbito do canal de denúncias implementado e (iv) estabelecer os procedimentos para a receção, registo e tratamento de comunicações de irregularidades.
A SOJA DE PORTUGAL apoia e encoraja a comunicação de qualquer conduta indevida ou irregularidade, conhecida ou suspeita, atuando responsavelmente sobre tais comunicações e salvaguardando, em todos os momentos, os princípios de segurança, confidencialidade e de não retaliação para com o denunciante.
2. Princípios Orientadores
2.1. Boa-fé
O princípio da boa-fé é um pressuposto essencial e indispensável na utilização do canal de denúncias disponibilizado pela SOJA DE PORTUGAL.
Deste modo, as denúncias que tenham como único objetivo denegrir a reputação de um colaborador ou de terceiros, que sejam falsas ou que contenham documentos manipulados, que não apresentem a adequada fundamentação ou que constituam uma utilização abusiva do canal, não serão toleradas e podem constituir uma infração de natureza disciplinar, civil ou criminal.
2.2. Anonimato e confidencialidade
O canal de denúncias implementado pela SOJA DE PORTUGAL está preparado para assegurar ao denunciante a possibilidade, caso o pretenda, de proceder à comunicação de irregularidades de forma anónima, isto é, sem disponibilizar informação sobre a sua identidade e formas de contacto.
No entanto, caso o denunciante opte por se identificar, deverá saber que a sua identidade, assim como as informações que direta ou indiretamente permitam deduzi-la, serão mantidas e tratadas de forma confidencial pelos responsáveis da gestão de denúncias durante todo o processo de tratamento e análise das mesmas, não sendo divulgadas a terceiros, ao denunciado ou aos seus superiores hierárquicos, salvo imposição legal ou nos casos em que o denunciante tenha dado o seu consentimento expresso. O denunciante será informado previamente caso esta divulgação seja necessária.
Importa notar que o canal implementado pela SOJA DE PORTUGAL permite que, mesmo que o denunciante opte pelo anonimato, o mesmo possa ser contactado, através do canal, para obtenção de informação adicional que se mostre relevante para o apuramento dos factos.
2.3. Não retaliação
As denúncias efetuadas ao abrigo da presente Política não servem, por si só, de fundamento para a instauração de processos disciplinares, civis ou criminais, nem para outras práticas discriminatórias proibidas, relativamente ao autor da comunicação.
A SOJA DE PORTUGAL compromete-se a não retaliar qualquer indivíduo que de boa-fé comunique uma irregularidade ou providencie assistência e informação no processo de análise a uma denúncia apresentada, não o podendo, neste sentido, demitir, ameaçar, suspender, reprimir, assediar, reter ou suspender pagamentos de salários e/ou benefícios, despromover, transferir ou de outro modo tomar alguma ação disciplinar ou retaliatória relacionada com os termos e condições do seu contrato de trabalho.
Importa ainda notar que as ameaças e/ou tentativas de retaliação constituem também uma forma de retaliação.
2.4. Independência
A SOJA DE PORTUGAL garante que os procedimentos de tratamento e análise das comunicações de irregularidades são efetuados de uma forma independente, autónoma e imparcial. Não irão participar destes procedimentos e da deliberação final quaisquer indivíduos que possuam um conflito de interesse ou de independência com a matéria objeto da comunicação ou relativamente ao denunciante e/ou ao denunciado.
2.5. Equidade
Após as irregularidades serem registadas no canal de denúncias da SOJA DE PORTUGAL, as mesmas serão investigadas objetivamente, sendo sempre respeitados os direitos do denunciado. Exceto em casos excecionais de flagrante desvio de conduta, que possam exigir medidas imediatas, nos demais casos, nenhuma medida será tomada antes de ser dada a oportunidade de escuta ativa a todos os envolvidos.
Se necessário, a SOJA DE PORTUGAL poderá contratar consultores externos especializados, isentos e imparciais, de forma a melhor estruturar a linha de atuação e mitigação dos efeitos, sempre com o objetivo de garantir a equidade de tratamento como princípio base.
2.6. Proteção de dados
A SOJA DE PORTUGAL compromete-se a tratar os dados pessoais das denúncias recebidas através do canal implementado, bem como os dados pessoais relativos aos procedimentos de análise e tratamento das denúncias, em conformidade com a lei vigente em matéria de proteção de dados.
3. Quem pode denunciar?
Esta Política é aplicável a todos os colaboradores e terceiros relacionados com a SOJA DE PORTUGAL que pretendam reportar uma irregularidade, nomeadamente:
– Atuais ou antigos colaboradores, independentemente do seu vínculo contratual;
– Membros dos órgãos sociais;
– Acionistas;
– Fornecedores;
– Clientes;
– Qualquer outra parte interessada (stakeholder ) da SOJA DE PORTUGAL.
Neste contexto, são considerados denunciantes todos os colaboradores e terceiros relacionados que, no âmbito da sua atividade profissional, denunciem uma irregularidade respeitante à SOJA DE PORTUGAL.
4. O que pode ser denunciado?
Para efeitos do disposto na presente Política, consideram-se como irregularidades os atos e omissões que violem a legislação em vigor aplicável, as políticas internas e os princípios de atuação da SOJA DE PORTUGAL.
Neste sentido, encorajamos os colaboradores e os terceiros com quem a SOJA DE PORTUGAL estabelece relações a denunciar qualquer suspeita de conduta indevida ou irregularidade relacionada com os seguintes domínios:
– Contratação pública;
– Serviços, produtos e mercados financeiros e prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo;
– Segurança e conformidade dos produtos;
– Segurança dos transportes;
– Proteção do ambiente;
– Segurança dos alimentos para consumo humano e animal, saúde animal e bem-estar animal;
– Saúde pública;
– Defesa do consumidor;
– Proteção da privacidade e dos dados pessoais e segurança da rede e dos sistemas de informação;
– Corrupção e infrações conexas (e.g. suborno, branqueamento de capitais, obtenção de vantagem indevida, entre outros);
– Assédio;
– Discriminação;
– Quaisquer outras práticas que evidenciem eventuais violações à legislação (nacional e/ou internacional), à regulamentação que a concretiza e às políticas, procedimentos e controlos internamente definidos em matéria de compliance;
– Quaisquer outras práticas que prejudiquem gravemente o património da SOJA DE PORTUGAL e a sua reputação.
Os princípios, procedimentos e responsabilidades que se estabelecem nesta Política aplicam-se às denúncias referentes aos domínios acima descritos, pela que as comunicações que excedam este âmbito, nomeadamente reclamações comerciais e/ou de qualidade, questões relacionadas com processos de recrutamento e revisões salariais, não serão consideradas como irregularidades para efeitos da presente Política, não sendo objeto de tratamento, devendo ser encaminhadas para as áreas responsáveis, as quais responderão diretamente ao denunciante, através dos meios adequados para o efeito.
5. Como denunciar?
5.1. Canal interno
A comunicação das irregularidades no âmbito da presente Política deve ser efetuada através da plataforma disponibilizada na página online da SOJA DE PORTUGAL , a qual permite, através do preenchimento de um formulário, a obtenção de informação essencial sobre a irregularidade reportada.
Aquando da submissão de uma denúncia, e a fim de facilitar o processo de tratamento e análise da mesma, o denunciante deve assegurar que fornece, de forma clara e objetiva, toda a informação necessária à sua análise, anexando, sempre que relevante, documentação de suporte que tenha na sua posse.
Concluído o processo de submissão, o denunciante irá obter uma credencial (que inclui um número de denúncia e uma palavra-passe), atribuída automaticamente pela plataforma, através da qual lhe será possível (i) acompanhar o estado da denúncia, (ii) responder a eventuais pedidos de informação adicional e (iii) verificar as principais conclusões e medidas previstas ou adotadas e respetiva fundamentação para o seguimento das denúncias.
Por razões de segurança e confidencialidade, as credenciais para aceder à plataforma online são únicas e geradas aquando da submissão da denúncia, sendo a palavra-passe apenas visível para o denunciante. Neste sentido, não é possível à SOJA DE PORTUGAL recuperar quaisquer credenciais, pelo que as mesmas devem ser sempre guardadas de forma segura, de modo que o denunciante possa acompanhar o estado da denúncia.
5.2. Canais externos
Em determinadas situações , o denunciante poderá ainda reportar uma irregularidade às autoridades competentes que, de acordo com as suas atribuições e competências, devam ou possam conhecer da matéria em causa na denúncia, nomeadamente:
a. O Ministério Público;
b. Os órgãos de polícia criminal;
c. O Banco de Portugal;
d. As autoridades administrativas independentes;
e. Os institutos públicos;
f. As inspeções-gerais e entidades equiparadas e outros serviços centrais da administração direta do Estado dotados de autonomia administrativa;
g. As autarquias locais; e
h. As associações públicas.
Os canais de denúncia externa permitem a apresentação de denúncias por escrito e ou verbalmente, anónimas ou com identificação do denunciante, sendo os dados de contacto dos canais de denúncia externa, nomeadamente os endereços eletrónicos e postais e os números de telefone publicados nos respetivos sítios na Internet.
6. O que acontece após a submissão de uma denúncia?
Após a receção de uma denúncia, todos os casos seguirão rigorosamente o mesmo procedimento, conforme detalhado nos seguintes pontos.
6.1. Receção
No prazo de sete dias desde a receção de uma denúncia, e nas situações em que o denunciante indique no formulário de submissão da mesma, uma forma de comunicação (e-mail ou telefone), a SOJA DE PORTUGAL notificará o mesmo da receção da denúncia. Adicionalmente, o denunciante será também informado dos requisitos, forma e admissibilidade para a apresentação da denúncia através de canais externos, nos termos do disposto na Lei, bem como das autoridades competentes para a receber.
6.2. Tratamento e Análise
A análise da denúncia será efetuada por elementos designados pela Administração da SOJA DE PORTUGAL para o efeito, com base na informação disponibilizada pelo denunciante, de forma a avaliar a credibilidade da informação constante da denúncia, e a admissibilidade da irregularidade reportada no âmbito do ponto 4 da presente Política, bem como a necessidade de solicitar informação adicional.
Se a informação comunicada pelo denunciante se revelar insuficiente para a compreensão dos factos reportados e para proceder ao início da investigação, o mesmo será contactado através da plataforma para o envio de informações adicionais. Neste sentido, recomendamos que o denunciante utilize as suas credenciais para acompanhar com regularidade o estado da denúncia na plataforma, de forma que eventuais pedidos de informação sejam respondidos e tratados de forma célere e eficaz.
Importa notar que, se o denunciante reportar alguma irregularidade relacionada com qualquer interveniente no procedimento de gestão e tratamento das denúncias, a SOJA DE PORTUGAL assegura que tal denúncia será devidamente remetida para um elemento independente e imparcial que dará seguimento à sua análise.
Num prazo máximo de 3 meses, a contar da data da receção da denúncia, a SOJA DE PORTUGAL comunica ao denunciante as medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia e a respetiva fundamentação, ou sobre o arquivamento do processo, através do meio de contacto disponibilizado pelo denunciante, se aplicável.
O seguimento da comunicação efetuada poderá incluir, por exemplo, o arquivamento por incumprimento do âmbito previsto no ponto 4, o arquivamento por insuficiência de elementos de prova, a condução de um processo de investigação, o encaminhamento para uma autoridade competente, entre outros.
6.3. Conclusão
Concluída a fase de tratamento e análise, o processo da denúncia será encerrado na plataforma, onde constará informação sobre as conclusões obtidas, assim como sobre eventuais medidas implementadas ou a implementar. Caso se entenda necessário, em função dos factos apurados, poder-se-á comunicar as infrações às autoridades competentes.
Adicionalmente, e conforme a legislação aplicável, o denunciante pode solicitar que lhe comuniquem a conclusão da análise efetuada à denúncia e as medidas aplicadas em consequência das averiguações, no prazo de 15 dias após a sua conclusão.
7. Disposições finais
7.1. Aprovação e revisão
A presente Política e as revisões subsequentes da mesma são aprovadas pelo Conselho de Administração, sendo que a mesma deve ser objeto de revisão periódica não superior a 5 anos ou sempre que se verifiquem alterações com impacto significativo nos procedimentos nesta estabelecidos, nomeadamente alterações na legislação aplicável e/ou nas políticas internas da SOJA DE PORTUGAL.
7.2. Divulgação
A presente Política deve ser divulgada da seguinte forma:
– no website da SOJA DE PORTUGAL;
– a todos os colaboradores e membros de órgãos sociais da SOJA DE PORTUGAL, através da disponibilização da mesma num repositório específico, que no caso em concreto será o Website.
– a todos os parceiros de negócio, terceiros e contrapartes, sempre que for solicitada.
Adicionalmente, o conteúdo da presente Política deve ser transmitido a todos os colaboradores e membros de Órgãos Sociais da SOJA DE PORTUGAL, através de uma formação para esclarecer o conteúdo da Política.
7.3. Questões adicionais
Quaisquer questões sobre a presente Política podem ser encaminhadas para a SOJA DE PORTUGAL através do email comunicacaoirregularidades@sojadeportugal.pt
(1)
(i) Lei n.º 93/2021, de 20 de dezembro
(ii) Decreto-Lei n.º 109-E/2021, de 9 de dezembro
(iii) Diretiva (UE) 2019/1937 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 23 de outubro de 2019
(2)
Por SOJA DE PORTUGAL entenda-se SOJA DE PORTUGAL – Sociedade Gestora de Participações Sociais, S.A. e suas participadas.
(3)
Acionistas, investidores, clientes, consumidores, colaboradores, comunidade científica, comunidade local, entidades setoriais, fornecedores, governo e autarquias, instituições financeiras, media, sociedade civil. De notar que a identificação dos Stakeholders da SOJA DE PORTUGAL foi efetuada com base em critérios de responsabilidade, influência e dependência.
(4)
https://comunicacaoirregularidades.sojadeportugal.pt
(5)
O denunciante só pode recorrer a canais de denúncia externa quando:
a) Não exista canal de denúncia interno;
b) O canal de denúncia interno admita apenas a apresentação de denúncias por trabalhadores, não o sendo o denunciante;
c) Tenha motivos razoáveis para crer que a infração não pode ser eficazmente conhecida ou resolvida a nível interno pela SOJA DE PORTUGAL ou que existe risco de retaliação;
d) Tenha inicialmente apresentado uma denúncia interna sem que lhe tenham sido comunicadas as medidas previstas ou adotadas na sequência da denúncia nos prazos previstos no ponto 6.2 da presente Política; ou
(6)
e) A infração constitua crime ou contraordenação punível com coima superior a € 50 000.